[Leestijd: 4 minuten]

De ALV gaat van start! De Agenda en de Vergaderstukken zijn klaar en nu al te lezen op het VvE Portaal. Omdat dit ons eerste “digitale” ALV-jaar is gaan wij u uitleggen in welke volgorde u zich het beste kunt voorbereiden, voordat u naar de vergadering gaat. In ons vorig bericht hebben wij u laten zien hoe de vergadering verloopt. U kunt dit bericht nog eens nalezen via het menu Nieuws.

Alle agendapunten verschijnen tijdens de vergadering op een groot scherm en worden toegelicht.

De Agenda van de vergadering

Hieronder ziet u de agenda met de volgorde en inhoud zoals wij deze sinds 2006 in de jaarlijkse vergaderingen hebben gehanteerd. Voor degene die de vergadering voor het eerst bijwonen, is dit nieuw. De huidige eigenaren kennen deze structuur en .. het goede bericht is, dat u dit niet uit uw hoofd hoeft te leren. Een presentatie begeleidt u bij ieder agendapunt.

Voor de agendapunten 01 tot en met 06 vragen wij alleen of u de notulen van de vorige vergadering wilt lezen. Heeft u bij agendapunt 05 opmerkingen of vragen over deze notulen, dan stelt u dit bij de behandeling aan de orde.

---

Naar de agenda

• Agenda-01-Opening
• Agenda-02-Vaststellen Quorum
• Agenda-03-Ingekomen stukken
• Agenda-04-Vaststellen van de agenda
• Agenda-05-Vaststellen notulen van de vorige vergadering
• Agenda-06-Mededelingen bestuur
  .
• Agenda-07-Financiële zaken 2025 VvE Rundgraafpark
• Agenda-08-Meerjarenonderhoudsplan 2026 VvE Rundgraafpark
• Agenda-09-Begroting 2027 VvE Rundgraafpark
• Agenda-10-Overige zaken van VvE Rundgraafpark
  .
  —–PAUZE—–
  .
• Agenda-11-Financiële zaken 2025 VvE Houtwal
• Agenda-12-Meerjarenonderhoudsplan 2026 VvE Houtwal
• Agenda-13-Begroting 2027 VvE Houtwal
  .
• Agenda-14-Kascontrolecommissie ALV 2026
• Agenda-15-Overige zaken van VvE Houtwal
• Agenda-16-Rondvraag
• Agenda-17-Sluiting

---

Naar de vergaderstukken

Het volgende bericht verschijnt 28 februari en behandelt de vergaderstukken van de VvE Rundgraafpark.

In de aanloop naar de komende Algemene Ledenvergadering (ALV) willen wij u graag met een aantal voortgangsberichten op de hoogte houden van wat u te wachten staat. Uw aanwezigheid bij de ledenvergadering is van groot belang, omdat u daarmee invloed uitoefent op het onderhoud van onze gebouwen en het terrein, en samen met de andere leden besluiten neemt over alle gemeenschappelijke financiële zaken die u persoonlijk aangaan.

Verloop van de Vergadering

De agenda is overzichtelijk gestructureerd, met een duidelijke “kop en staart”. We starten met algemene zaken, zoals de opening met een welkom, het doorgeven van ledenmutaties, het vaststellen van het vereiste aantal stemmen (het quorum) en een opsomming van de ingekomen stukken waarover een besluit genomen moet worden. Nadat de agenda is vastgesteld, begint de vergadering met de mededelingen van Bestuur en Beheer.

Opbouw van de Agenda

De agenda van de ledenvergadering is zorgvuldig samengesteld en sluit aan bij de juridische structuur van het complex Rundgraafpark. Dit klinkt misschien wat formeel, maar in de praktijk betekent het dat de vergadering ongeveer drie uur zal duren en bestaat uit twee duidelijke blokken: het tweede blok behandelt alles wat te maken heeft met het hele complex (VvE Rundgraafpark), terwijl het derde blok is gereserveerd voor zaken die specifiek onze eigen vereniging, de VvE Houtwal, aangaan.

Bevoegdheden en Besluitvorming

Het is belangrijk om te beseffen dat iedere VvE – dus ook de onze – volgens het modelreglement is ingericht op het beheer van onze gebouwen en het terrein, en het behartigen van de gemeenschappelijke belangen. Dit betekent dat de vergadering alleen besluiten mag nemen over onderwerpen die binnen dit kader vallen; andere kwesties kunnen niet formeel besloten worden tijdens de vergadering.

Discussie en Rondvraag

Discussies over uiteenlopende onderwerpen die de vereniging betreffen, worden aan het einde van de vergadering gevoerd, in het gedeelte dat wij de “staart” noemen. Na het derde blok is er ruimte op de agenda voor het nemen van besluiten over niet-financiële zaken en volgt de Rondvraag. Tijdens de rondvraag krijgt iedere aanwezige gelegenheid om vragen te stellen. Mocht u er niet bij kunnen zijn, dan kunt u nu alvast uw reactie geven onderaan dit artikel.

De stand van zaken

Per 15 februari is de stand van zaken dat wij een quorum kunnen verwachten dat voldoende is om rechtsgeldige besluiten te nemen. U heeft uw aanwezigheid aangemeld via onze VvE Houtwal Groeps-app, waarvoor dank. Tijdens de komende vergadering verwelkomen wij niet alleen de nieuwe leden die zijn toegetreden, maar ook zij die na de vergaderdatum bij ons komen wonen.

Op woensdag 25 maart aanstaande organiseren wij onze 27e ledenvergadering. Sommigen van u hebben zich hiervoor aangemeld, anderen hebben zich afgemeld. Normaal gesproken bevatten de vergaderstukken die u jaarlijks ontvangt ongeveer 50 pagina’s. Dit jaar streven wij echter naar minder papiergebruik dankzij de voortgaande digitalisering. Dit initiatief is niet alleen beter voor het milieu, maar helpt ons ook onnodige kosten te voorkomen of te verminderen. Voor het lezen van digitale documenten is in de vergaderzaal Wi-Fi beschikbaar.

Het informeren van eigenaars via elektronische weg is toegestaan volgens het burgerlijk wetboek met betrekking tot verenigingen van eigenaars. Dit betekent niet alleen dat alle informatie digitaal beschikbaar is, maar ook dat u alleen de noodzakelijke informatie op papier ontvangt. 

U ontvangt altijd een schriftelijke uitnodiging met volmacht voor het bijwonen van de vergadering. Hierbij voegen wij de agenda met toelichting en een samenvatting van de Mededelingen van het Bestuur en de Beheerder toe. Zo kunt u ook kennisnemen van andere belangrijke zaken die gemeld moeten worden, zoals de begrote maandelijkse servicekosten en de bestedingen die wij dit jaar gaan doen uit het grootonderhoudsplan.

Alle vergaderstukken kunt u vanaf 25 februari  digitaal raadplegen via het VvE-portaal van onze beheerder. U krijgt hierover nog nader bericht. Voor toegang tot dit portaal heeft u uw persoonlijke aanmeldingsgegevens ontvangen. Bent u deze gegevens vergeten? Neem dan contact op met onze beheerder. U vindt zijn contactgegevens op de Contactpagina van deze website.

U heeft ruim vier weken de tijd om de vergaderstukken door te nemen en ons eventuele vragen te stellen. Wacht daarmee alstublieft niet tot de laatste week of neem uw vragen mee ter vergadering. Tijdens de vergadering tonen wij u de inmiddels vertrouwde presentatie. We nemen daar ruim de tijd voor. Voor de toelichting bij de agendapunten laten wij een goed leesbare, uitvergrote uitsnede zien van het onderwerp. 

Op 15 februari krijgt u via de groepsapp de vraag voorgelegd, zodat wij kunnen peilen of u dit initiatief ondersteunt. Wij rekenen op uw medewerking.

Geachte eigenaars,

Ook dit jaar zullen wij weer een Algemene Ledenvergadering (ALV) houden. Deze bijeenkomst zal plaatsvinden op woensdagmiddag 25 maart 2026. Binnenkort ontvangt u via de groepsapp een uitnodiging met verdere details, inclusief de mogelijkheid om aan te geven of u aanwezig zult zijn.

Met vriendelijke groet,

Bestuur VvE Houtwal Veldhoven