De algemene ledenvergadering (ALV) benoemt de bestuursleden. Van het bestuur mag verwacht worden dat zij zich inzetten voor het in stand houden van de vereniging. Dit geldt op bestuurlijk, financieel en technisch gebied. Een Algemene Leden Vergadering (ALV) vindt eenmaal per jaar plaats. Gedurende het jaar vinden er tal van gebeurtenissen plaats. De stand van zaken van de lopende actiepunten worden wekelijks geëvalueerd tijdens een wekelijks bestuursoverleg.

Het Bestuur van onze VvE kent 3 hoofdtaken:

• Bestuurlijk beheer
• Financieel beheer
• Technisch beheer
   

Sinds 1 januari 2015 voorziet onze vereniging in eigen bestuur. Het financieel/ administratief en technisch beheer van de vereniging is uitbesteed aan de beheerder. U leest in detail over de taken die wij aan de beheerder gedelegeerd hebben op de pagina Beheertaken.

Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af aan de ledenvergadering. Zij rapporteren over de uitvoering van het financiële, technische en administratieve beleid. Dit beleid werd eerder door de leden tijdens de jaarvergadering vastgesteld. Het bestuur ontvangt  na het afleggen van verantwoording in de jaarlijkse ledenvergadering, decharge voor hun werkzaamheden.

Bestuurlijk beheer

Het bestuurlijk beheer omvat onderwerpen van organisatorische en uitvoerende aard. U leest in detail de taken van het bestuur op deze pagina.

• Een omschrijving van de formele positie van het bestuur en de verantwoordelijkheden van het bestuur t.o.v. de algemene leden vergadering (ALV). 
• Een omschrijving van de doelstelling met betrekking tot de taken van het bestuur.
• Een aparte beschrijving van de taken die het bestuur dient uit te voeren.

Financieel beheer

Hierna leest u over  de financiële taken van het bestuur. Deze taken behoren toe aan het bestuur. Dit is op grond van artikel 33 in de Splitsingsakte en de nadere bepalingen in het Huishoudelijk Reglement. Onze dagelijkse financiële en administratieve zaken zijn gedelegeerd aan onze beheerder.

Financieel beheer omvat onder meer:

• [1] Het maken van een jaarrekening over het verleden boekjaar.
• [2] Het opstellen van en het overleggen van een exploitatierekening aan de ALV.
• [3] Het vaststellen door de ALV van het bedrag ten behoeve van het ingestelde reservefonds. (Art. 32 – Splitsingsakte)
• [4] Het vaststellen van de exploitatierekening voor het bepalen van de definitieve bijdrage over het verleden jaar. (Let op: het maandelijkse bedrag aan servicekosten is een voorschotbedrag).
• [5] Het vaststellen van de bestemming van het exploitatieresultaat.
• [6] Het ontwerpen van de begroting.
• [7] Het voorleggen van de ontwerpbegroting aan de ALV.
• [8] Het vaststellen van de begroting door de ALV.
• [9] Het vaststellen van de voorschotbedragen en datum van betaling.
• [10] Bankieren: op naam van de vereniging beheert het bestuur een bankrekening ten behoeve van de lopende inkomsten en uitgaven.
• [11] Spaarrekening: op naam van de vereniging beheert het bestuur een spaarrekening ten behoeve van de reservefondsen. (Art.32 – Splitsingsakte)
• [12] Het verrichten van incasso servicekosten, vorderingen, factuurbetalingen, het verzorgen van afrekening bij overdracht( door onze beheerder).
• [13] Het maken van periodieke financiële overzichten.

Technisch beheer – Onderhoud

Het dagelijks onderhoud aan ons gemeenschappelijk bezit is geregeld door een aantal contracten. Deze contracten zijn voor levering van producten en diensten. Nadere informatie over deze dagelijkse zaken kunt u per onderwerp vinden in het HANDBOEK VVE..

Formele positie.

De positie van het bestuur van de V.v.E. “Houtwal” is gebaseerd op het burgerlijk wetboek. Het betreft het algemene onderdeel besturen van verenigingen en het onderdeel Boek 5 titel 9 appartementsrechten. Ook het modelreglement 1992 en de splitsingsakte van de hoofdvereniging V.v.E. “Rundgraafpark” en die van de ondervereniging V.v.E. “Houtwal” zijn van toepassing. Daarnaast zijn het huishoudelijk reglement V.v.E. “Houtwal”, de besluiten die zijn genomen in een algemene ledenvergadering en tenslotte de beheerovereenkomst tussen de V.v.E. “Houtwal” en de beheerder, bepalend.

Bestuur van de V.v.E. “Houtwal” en de Algemene Leden Vergadering.

Strikt formeel is de ALV het hoogste orgaan binnen de vereniging. De ALV neemt besluiten over onderhoud. Het stelt de begroting (Exploitatie en MJOB) en jaarrekening vast. De ALV geeft goedkeuring aan het gevoerde beleid. Het bestuur voert het vastgestelde beleid uit. Dat wil zeggen dat in een goede wisselwerking tussen de ALV en het bestuur alle voorkomende werkzaamheden worden uitgevoerd. De akte van splitsing, het huishoudelijk reglement en besluiten genomen in een ALV zijn daarbij een leidraad.

Taken van het bestuur.

De taken van het bestuur zijn in te delen in drie beheerstaken. Dat zijn bestuurlijk beheer, financieel beheer en technisch beheer. De rol van de voorzitter is in belangrijke mate om een totaal zicht te hebben over alle werkzaamheden. Waar nodig, geeft de voorzitter sturing aan de uit te voeren taken.

De secretaris en penningmeester zijn functies die in een persoon verenigd kunnen zijn. Zij voeren in belangrijke mate hun werkzaamheden zelfstandig uit.  De eindverantwoordelijkheid blijft bij het bestuur.

Overzicht van taken.

Alle taken zijn tot in detail benoemd in onderstaand overzicht. Deze taken verwijzen naar de betreffende artikelen in de akte van ondersplitsing. Het bestuur heeft tot taak om bij een bestuurstaak het initiatief te nemen op het moment dat dit nodig is. Daarbij houdt men rekening met dat er in veel gevallen samenwerking nodig is met de beheerder. Zie de beheerovereenkomst. Men moet ook samenwerken met de kascontrolecommissie. Daarnaast is samenwerking met de voorzitter van de ALV vereist. Aangezien onze vereniging voorziet in eigen bestuur is de voorzitter van het bestuur tevens voorzitter van de ALV.

Legenda.

• [Cijfermatige notatie] het artikel in de akte van ondersplitsing
• [BB] Bestuurlijk beheer
• [FB] Financieel beheer
• [TB] Technisch beheer
• [OA] in Overleg met ALV

Bestuurstaken met een direct financieel belang van de eigenaars.

Kosten voor rekening van gezamenlijke eigenaars van:

• [3.1] [TB] Het onderhoud, gebruik of behoud van gemeenschappelijkheden.
• [ 9] [FB] Verdeling van de gemeenschappelijke kosten hoofdvereniging/ondervereniging.
• [3.1] [TB] Noodzakelijke herstelwerkzaamheden en vernieuwingen.
• [3.1] [BB] Schulden en kosten van de vereniging.
• [3.1] [BB] Het bedrag van een schadevergoeding door de vereniging verschuldigd.
• [3.1] [BB] Gerechtelijke en buitenrechtelijke kosten.
• [3.1] [BB] Premies van verzekeringen.
• [3.1] [BB] Publiekrechtelijke lasten.
• [3.1] [BB] Kosten van energie en waterverbruik.
• [3.1] [BB] Kosten in het belang van de gezamenlijke eigenaars.
• [3.1] [BB] Bijdrage verschuldigd aan de hoofdvereniging. 
   

Jaarlijkse exploitatierekening, begroting en te storten bijdragen.

• [4.1] [FB] Het (doen) opstellen van de exploitatierekening, balans, begroting en MJOP/MJOB.
• [4.2] [FB] Het vaststellen van de definitieve bijdragen van de eigenaars over het boekjaar.
• [4.3] [FB] Het overbrengen van het exploitatieoverschot naar het reservefonds [OA].
• [4.4] [FB] Het aanzuiveren van het exploitatietekort (reservefonds of verrekenen eigenaars) [OA].
• [5.1] [FB] Het vaststellen van de begroting voor het kalenderjaar op voorstel van het bestuur [OA].
• [5.2] [FB] Het vaststellen van de voorschotbijdragen servicekosten op voorstel van het bestuur [OA].
• [5.3] [FB] Het innen van de voorschotbedragen
• [6.1] [BB] Het matigen van verschuldigde rentevergoeding aan eigenaars.

Gebruik, beheer en onderhoud van privé gedeelten.

• [24.1] [BB] Het verstrekken van een gebruikersverklaring aan een gebruiker.
• [25] [BB] Het stellen van borgtocht aan een gebruiker.
• [26] [BB] Het instellen van rechtsmaatregelen tot verwijdering of ontruiming van een gebruiker zonder gebruikersverklaring.
•  [26a.1] [BB] Het verstrekken van een bewonersverklaring.
• [26a.5] [BB] Het toetsen van de woonbestemming “bewoning door ouderen”.
• [28] [BB] Het opstellen van overeenkomsten bij vervreemding van het appartementsrecht.
• [29] [BB] Het schriftelijk waarschuwen bij overtredingen en het opleggen van een boete.

Statuten van de Vereniging.

• [32.1] [FB] Het vormen van een reservefonds.
• [32.2] [FB] Het deponeren van de gelden van het reservefonds op een afzonderlijke bankrekening.
• [32.3] [FB] Het beschikken over gelden van het reservefonds.
• [32.4] [FB] Het besluiten tot belegging van geldmiddelen.
• [32.5] [FB] Het bewaren van de waardepapieren en de wijze waarop.

Vergadering van eigenaars:  
Bevoegdheden van de ALV.

• [33.1] [BB] Het vaststellen van de vergaderlocatie.
• [33.2] [FB] Het op voorstel van het bestuur vaststellen van de exploitatierekening en begrotingen.
• [33.3] [BB] Het vaststellen van de vergaderfrequentie.
• [33.5] [BB] Het benoemen van een voorzitter van de vergadering.
• [38.1] [BB] Het in beheer geven van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken aan het bestuur.
• [38.2] [TB] Het onderhouden van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken.
• [38.3] [TB] Het beslissen over de kleur van het binnen schilderwerk.
• [38.4] [TB] Het toekennen van vergoeding aan een eigenaar.
• [38.5] [TB] Het doen van uitgaven voor buiten het onderhoud vallende zaken.
• [38.7] [TB] Het bepalen van een extra bijdrage (betreffende uitgaven van buiten het onderhoud).
• [38.8] [TB] Het besluiten tot het vernieuwen van installaties, niet zijnde onderhoud.
• [39.1] [BB] Het aangaan van meerjarige overeenkomsten. 

Bestuur van de vereniging:
Bevoegdheden van het bestuur.

• [38.2] [TB] Het beslissen over het onderhoud van gemeenschappelijke gedeelten en zaken.
• [41.1] [BB] Het ter benoeming voordragen van bestuursleden aan de ALV.
• [41.1] [BB] Het benoemen van voorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuur.
• [41.3] [FB] Het beheren van de middelen van de vereniging.
• [41.3] [FB] Het vaststellen van regelingen met betrekking tot het beheer van de middelen.
• [41.3] [BB] Het voeren c.q. uitbesteden van de administratie en boekhouding.
• [41.4] [BB] Het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en aangaan van dadingen en geven van kwijtingen.
• [41.5] [TB] Het nemen van spoedeisende maatregelen (groter dan € 2500,00).
• [42] [BB] Het aanleggen van een register van eigenaars en gebruikers.
• [43.1] [FB] Het plaatsen van kasmiddelen bij een bank op rekening ten name van de vereniging.
• [44.1] [BB] Het actualiseren van de bepalingen van het huishoudelijk reglement [OA].
• [44.1] [BB] Het verstrekken van het huishoudelijk reglement aan de eigenaars.
• [44.1] [BB] Al hetgeen overigens naar het oordeel van de vergadering regeling behoeft [OA].