Financieel

Kascontrole

vvehoutwal

De KASCONTROLE COMMISSIE V.v.E. “Houtwal”, hierna te noemen de commissie is gevestigd in de gemeente VELDHOVEN ten behoeve van de V.v.E. “Houtwal”.  

1. Benoeming van de commissie, commissieleden en gang van zaken. 

  • Benoeming: Jaarlijks benoemt de algemene ledenvergadering van V.v.E. “Houtwal” een commissie. Deze commissie is zoals bedoeld in artikel 48, lid 2, van het tweede boek van het Burgerlijk Wetboek.  
  • Commissieleden: De commissie bestaat uit 2 leden en een reserve lid. Leden van het bestuur van de VvE kunnen geen zitting nemen in de commissie.  
  • Controle werkzaamheden. Twee maanden voorafgaande aan een algemene ledenvergadering nodigt de beheerder de commissieleden uit. Ze worden gevraagd om de controlewerkzaamheden uit te voeren op de Jaarrekening.
  • De Jaarrekening. Het bestuur moet de commissie alle nodige inlichtingen verschaffen. Dit is ten behoeve van haar onderzoek van de Jaarrekening. De Balans is een van de stukken. De Resultatenrekening (de staat van baten en lasten) is een ander stuk. Alle stukken zijn voorzien van een toelichting daarop. Andere gegevensdragers van de vereniging moeten desgevraagd voor raadpleging beschikbaar worden gesteld.
  • Advies. Na de controle valideert het commissielid in het administratieve systeem TwinQ zijn waarnemingen. De commissie geeft haar advies voor het verlenen van decharge voor het gevoerde beleid aan het bestuur. Tijdens de ledenvergadering presenteert ze haar bevindingen van het onderzoek.

2. De controle van het beheer van de financiële middelen en financiële administratie van de vereniging. 

  • Het financiële en administratie beheer van onze VvE zijn uitbesteed aan de beheerder.
  • Alle administratieve handelingen zijn vastgelegd in TwinQ (Zie VvE Portaal).
  • De commissieleden zijn geautoriseerd voor toegang tot TwinQ.
  • TwinQ voorziet voor de controle in de begroting. Ook zijn er de balans en de resultatenrekening met de toelichtingen van het afgelopen boekjaar.
  • De controle op het financieel beheer betreft het vaststellen van de juiste herkomst van de inkomsten. Het betreft ook het bepalen van de doelmatigheid van de uitgaven. Daarnaast houdt het in, het vaststellen van de Resultatenrekening en de Balans met daarin: 
      • Opbrengsten: bijdragen servicekosten, renteopbrengsten, nog te ontvangen bedragen; exploitatieresultaat
      • Uitgaven: planmatig onderhoud, dagelijks onderhoud, onderhoudscontracten, beheerkosten;
      • Activa: kassaldo en banksaldi van bank- en spaarrekeningen; 
      • Passiva: reservering toekomstig onderhoud, nog te betalen bedragen, status van het reserve (fonds). 
    • Mandaatregister. De commissie controleert ook de tekenbevoegdheid en volmachten ten aanzien van financiën en de naleving daarop. Van verleende mandaten, machtigingen en volmachten wordt door het bestuur een mandaatregister bijgehouden. 
    • Controlerapport: de commissie legt de bij de controle vastgestelde afwijkingen vast in TwinQ. Ze vraagt in een voorkomend geval het bestuur om nadere verklaring. Dit gebeurt voorafgaande aan het verstrekken van een advies aan de algemene ledenvergadering.

    3. De controle van het financiële beleid.

    • Begroting vs. Realisatie. De controle op het beleid bestaat uit de waarneming. Dit gebeurt tijdens en na afloop van het betreffende boekjaar. Hierbij wordt gekeken in welke mate er afwijkingen zijn ontstaan. Als basis voor het controleren van het beleid van een afgelopen boekjaar dienen de Begroting en de Jaarstukken
    • Tekenbevoegdheid. De commissie controleert de naleving van de tekenbevoegdheid en wie gerechtigd is tot de tekenbevoegdheid van de bank- en spaarrekeningen. Dit gebeurt ook bij uitbesteding van administratief beheer.

    Tip van de Penningmeester
    Zowel de kascontrolecommissie als uw penningmeester hebben dezelfde toegangsmogelijkheden in TwinQ. Het controleren van alle financiële handelingen in TwinQ kost veel tijd. Dit komt vooral als je de controle-werkzaamheden bewaart tot het einde van een boekjaar. Een praktische benadering is om wekelijks met TwinQ het menu Financiën de keuze Geldstromen per bank te volgen. Je hebt dan per maand ±10 boekingen. Daarmee krijg je binnen een kwartier een overzicht van de inkomsten. Je krijgt ook een overzicht van de uitgaven in relatie tot de begroting van het lopende boekjaar.

    Voordelen van Incassomachtiging voor Eigenaren van Appartementen

    vvehoutwal

    Servicekosten & Incassomachtiging 

    Bij de aankoop van een appartementsrecht van de V.v.E. “Houtwal” ontvangt u van onze beheerder een incassomachtiging. Het te betalen bedrag over de servicekosten van uw appartement waarvoor u deze machtiging verleent, wordt tijdig afgeschreven. Zo bespaart u zichzelf veel werk. U bespaart ons ook een hoop werk. De kans op fouten of te laat betalen wordt sterk verminderd. Vul het formulier zorgvuldig en volledig. Stuur het daarna naar de beheerder of bel even met de beheerder voor wijziging van de incasso gegevens. 

    Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan V.v.E. “Houtwal”. Zij sturen doorlopende incasso-opdrachten naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven. Uw bank zal overeenkomstig de opdracht van de V.v.E. “Houtwal” doorlopend een bedrag van uw rekening afschrijven. 

    Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. 

    Hoe werkt een machtiging? 

    Als u gebruikmaakt van de mogelijkheid om de servicekosten per machtiging tot incasso te betalen, vul dan zorgvuldig de voorzijde van dit formulier in. Vul het formulier volledig in. Stuur het daarna aan het retouradres dat boven aan de brief staat. 

    Het is belangrijk dat u een rekeningnummer opgeeft dat ook daadwerkelijk op naam staat van de rekeninghouder die u invult. Houd rekening met enige dagen verwerkingstijd voordat uw machtiging kan ingaan. Na verwerking ontvangt u van ons een bevestigingsbrief. 

    Geen incasso machtiging? 

    Als u geen gebruik maakt van deze machtiging, moet u zelf zorgen voor een tijdige betaling. U moet de maandelijkse voorschotbedragen Servicekosten tijdig betalen. Deze voorschotbedragen zijn vastgesteld door de vergadering. Ze dienen bij vooruitbetaling in de eerste week van de maand te worden voldaan op het bankrekeningnummer t.n.v. V.v.E. “Houtwal” onder vermelding van Servicekosten Houtwal (uw huisnummer) (maand). 

    Incassobesluit: 

    Overeenkomstig het bepaalde in de akte van ondersplitsing (Art. 41.4) heeft het bestuur per besluit van de ALV 2015 agendapunt 8.1, machtiging van de vergadering om (rechts)maatregelen te kunnen treffen tot het innen van achterstallige bijdragen en/of tekorten op de exploitatierekening. Een en ander na aanmaning c.q. ingebrekestelling. 

    Herinnering: in geval van te late betaling ontvangt de eigenaar een betalingsherinnering in de tweede week van de maand. In deze brief is vermeld welke bijdrage over welke maand niet is betaald. De eigenaar wordt verzocht binnen 14 dagen het bedrag bijgeschreven te hebben op de bankrekening van de V.v.E. “Houtwal”. 

    Aanmaning: Als op de betalingsherinnering geen betaling volgt, ontvangt de eigenaar een aanmaning met daarin vermeld de hoogte van de achterstand. De eigenaar wordt verzocht binnen 7 dagen het bedrag bijgeschreven te hebben op de bankrekening van de V.v.E. “Houtwal”. 

    Ingebrekestelling: Als wederom geen betaling volgt, ontvangt de eigenaar een aangetekende ingebrekestelling met daarin vermeld de hoogte van de achterstand. De eigenaar wordt verzocht binnen 3 dagen het bedrag bijgeschreven te hebben op de bankrekening van de V.v.E. “Houtwal”. 

    Incassobureau: Bij uitblijven van betaling zal de vordering uit handen worden gegeven aan een incassobureau. 

    Wettelijke rente: De wettelijke rente is de rente die een schuldeiser volgens de wet kan eisen van een persoon die een betalingsachterstand heeft.
    Ter indicatie: per 1 januari 2015 is door de ministerraad het rentepercentage vastgesteld op 2%. Bij achterstallige betaling wordt dit percentage verhoogd met 2 punten tot 4% aan verschuldigde rente. Jaarlijks wordt per ALV het rentepercentage bij achterstallige betaling door de vergadering vastgesteld. 

    Werkwijze bij het innen van de servicekosten. 

    De eigenaar heeft een SEPA-machtiging afgegeven aan de beheerder voor het betalen van de maandelijkse voorschotbedragen (servicekosten). 

    De afschrijving van de servicekosten worden op de 1e van de maand door onze bank uitgevoerd ten laste van het door de eigenaar opgegeven bankrekeningnummer. 

    Controle op de inning van de servicekosten wordt door de penningmeester gedaan op de 5e van iedere maand. Bij een aangetroffen achterstand neemt de beheerder contact met u op. 

    Bij achterstand in betaling van de servicekosten wordt na 10 dagen het incassobesluit in werking gesteld. 

    Mocht u naar aanleiding vanuit artikel nog vragen hebben, neem dan even contact op met het bestuur. 

    Meerjarig Onderhoudsoverzicht voor V.v.E.

    vvehoutwal

    Indeling van het planmatig onderhoud

    Het meerjarig onderhoud is onderverdeeld in twee categorieën:

    • Onderhoud dat onder de verantwoordelijkheid valt van de hoofdvereniging V.v.E. “Rundgraafpark”.
    • Onderhoud dat uitsluitend wordt uitgevoerd voor de ondervereniging V.v.E. “Houtwal”.

    Informatievoorziening en reserveringen

    De beschrijvingen van de geplande onderhoudswerkzaamheden zijn te vinden in de MJOB van ieder jaar. De bijbehorende gereserveerde bedragen zijn ook daar bijgevoegd bij de vergaderstukken voor de ledenvergadering.

    Kostenverdeling

    Vanaf het boekjaar 2011 worden de kosten voor exploitatie en planmatig onderhoud door V.v.E. “Rundgraafpark” toegerekend aan V.v.E. “Houtwal”, op basis van het breukdeel van 277/1000e. Dit is terug te vinden in de jaarlijkse begroting.

    Overzicht en transparantie

    Tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering worden de gereserveerde bedragen uitgebreid besproken.

    Jan Vaane

    Bestuur V.v.E. “Houtwal”