Bijlage IV.

Bijlage IV – Kascontrole commissie

Reglement Kascontrole Commissie VvE “Houtwal”

Artikel 1. Definities, Naam, Zetel, Duur, Werkgebied

  1. VvE: Vereniging van Eigenaars van 40 woningen voor ouderen in het woonzorg- complex Rundgraafpark aan de Houtwal te Veldhoven, hierna te noemen: VvE “Houtwal”
  2. ALV: Algemene Ledenvergadering van de VvE “Houtwal”
  3. De financiële commissie draagt de naam KASCONTROLE COMMISSIE VvE “Houtwal”, hierna te noemen de commissie.
  4. De commissie is gevestigd in de gemeente VELDHOVEN ten behoeve van de VvE “Houtwal”

Artikel 2. Samenstelling van de commissie, werkwijze en rooster van aftreden.

  1. Jaarlijks benoemt de algemene ledenvergadering een commissie zoals bedoeld in artikel 48, lid 2, van het tweede boek van het Burgerlijk Wetboek. 
  2. Deze commissie onderzoekt de balans, de staat van baten en lasten met toelichting en het jaarverslag en brengt aan de ALV van haar bevindingen uit. 
  3. De commissie bestaat uit 2 leden en een reserve lid benoemd door de algemene ledenvergadering.
  4. Leden van het bestuur van de vereniging kunnen geen zitting nemen in de commissie. 
  5. De commissie onderhoudt minimaal 2x per jaar contact met het bestuur en vergadert onderling naar behoefte. 
  6. Twee maanden voorafgaande aan een ALV treft de commissie voorbereidingen om de boeken te controleren.

Artikel 3. Doel

  1. De controle wordt uitgevoerd door de leden van de commissie in overeenstemming met bovengenoemd artikel 2. Zij tracht dit doel te bereiken door regulier overleg met het bestuur van de VvE “Houtwal”. 
  2. De taak van de commissie is drieledig:
    1. de controle van het beheer van de financiële middelen en de administratie van de vereniging,
    2. de controle op het financiële beleid en
    3. het uitbrengen van een advies aan de ALV over het verleden boekjaar en de begroting van het huidige boekjaar.

(1) De controle van het beheer van de financiële middelen en administratie van de vereniging. 

  1. Als basis voor de controle dienen (van een verleden boekjaar) het grootboekoverzicht, de begroting, de balans en het exploitatieoverzicht met de toelichtingen daarop. 
  2. De controle op het financieel beheer betreft het –conform regelgeving- vaststellen van de herkomst van de inkomsten, de doelmatigheid van de uitgaven en het vaststellen van de activa en passiva. Zoals daar zijn, de balans en exploitatierekening met daarin:
    1. Opbrengsten: bijdragen servicekosten, renteopbrengsten, transitoria debet.
    2. Uitgaven: planmatig onderhoud, dagelijks onderhoud, onderhoudscontracten, beheerkosten.
    3. Activa: kassaldo en banksaldi van bank- en spaarrekeningen.
    4. Passiva: reservering toekomstig onderhoud, transitoria credit, vrije reserve.
  1. De commissie controleert tevens de tekenbevoegdheid en volmachten ten aanzien van financiën en de naleving daarop. Van verleende mandaten, machtigingen en volmachten wordt een mandaatregister bijgehouden.
  2. De commissie legt de bij de controle vastgestelde afwijkingen vast in een controlerapport en vraagt het bestuur om nadere verklaring, alvorens over te gaan tot het verstrekken van een advies aan de ALV. 

(2) De controle van het financiële beleid.

  1. Als basis voor het controleren van het beleid van een afgelopen boekjaar dienen de begroting, de balans en het exploitatieoverzicht.
  2. De controle op het beleid bestaat uit de waarneming, tijdens en na afloop van het betreffende boekjaar, in welke mate er afwijkingen zijn ontstaan (Begroting vs. Realisatie).
  3. Als basis voor het controleren van het beleid van een komend jaar dient de begroting, die mede is afgeleid van een MJOB en vertaald is in opbrengsten, uitgaven en een verwacht exploitatieresultaat. 
  4. De commissie controleert, ook bij uitbesteding van administratief beheer, wie gerechtigd is tot de tekenbevoegdheid van de bank- en spaarrekeningen en of dit is nageleefd.
  5. Ten behoeve van het onderzoek stelt het bestuur aan de commissie voor het einde van de maand februari de middelen ter inzage ter beschikking die nodig zijn voor het uitvoeren van de controle. Dit zijn minimaal 3 stukken: de balans, de exploitatierekening (de staat van baten en lasten) en het jaarverslag, allen voorzien van een toelichting daarop.

(3) Het verstrekken van een advies aan de leden van de vergadering van eigenaars.

  1. Als basis voor het advies van de commissie aan de leden van de vereniging van eigenaars zijn de waarnemingen van de commissie bij de controle op het financieel beheer en financieel beleid zoals hiervoor beschreven. 
  2. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
  3. De commissie onderzoekt de stukken en brengt aan de ALV-verslag van haar bevindingen uit. 
  4. Na het onderzoek doet de commissie voorstellen aan de ALV tot het verlenen van decharge voor het gevoerde beleid aan het bestuur. 
  5. De commissie wordt de mogelijkheid geboden om gevraagd en ongevraagd het bestuur te adviseren over alle zaken die van invloed kunnen zijn op de toekomstige financiële huishouding van de vereniging.