Ledenvergadering 2021

Geachte eigenaar(s),
Graag vragen wij uw aandacht voor het volgende.
Wij delen u mee dat het bestuur het besluit heeft genomen om ook dit jaar de ALV niet fysiek te houden in de Schalm, maar langs elektronisch weg via Internet te organiseren.

Deze vergadering wordt gehouden op woensdag 24 maart 2021 en begint om 14:00 uur en wel onder de volgende voorwaarden:
a. de algemene ledenvergadering is langs elektronisch weg voor leden te volgen; en
b. de leden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden. Stel uw vragen per Whatsapp 0648 84 21 51 of per e-mail aan contact@vvehoutwal.com

Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.


De vergadering.

Vergaderstukken
U ontvangt de vergaderstukken uiterlijk op maandag 8 maart 2021. Bij deze vergaderstukken ontvangt u, naast de oproep en volmacht voor deelname, de agenda met toelichting, de jaarstukken en de begrotingen van de V.v.E. “Rundgraafpark” en van de V.v.E. “Houtwal”.


Volmacht en stemmen
Bij de oproeping voor deelname aan de ALV is er op achterzijde de VOLMACHT, die gelegenheid geeft om uw stem kenbaar te maken. Wij vragen u ook om op deze volmacht te vermelden op welke wijze u gebruikt maakt van deelname aan de vergadering.


[1] Geen deelname aan de vergadering – Niet stemmen
Het is uw vrije keuze om wel of niet deel te nemen aan de ledenvergadering. De aanmelding/afmelding voor deze vergadering sluit 20 maart 2021.


[2] Geen deelname aan de vergadering – Wel zelf stemmen
Indien u niet deelneemt aan de ALV, maar wel uw stem wilt uitbrengen, dan levert U uw ingevulde volmacht -voor 20 maart- in bij het bestuur van de V.v.E. “Houtwal” – Houtwal 20 – 5509 KK Veldhoven.


[3] Geen deelname aan de vergadering – Stemmen per volmacht
U kunt ook de volmacht (met uw stem) verstrekken aan een door u gemachtigde. U geeft uw ingevulde volmacht aan degene die u vertegenwoordigt. Deze gemachtigde kan dan passief of actief deelnemen aan de ALV. Eventuele vragen over de vergaderstukken kunt u, zoals hierboven is vermeld, schriftelijk of via elektronische weg indienen.


[4] Passieve deelname aan de vergadering door leden of gemachtigde
De vergadering is voor leden en gemachtigden te volgen via Internet (livestream). U kunt niet stemmen en geen vragen stellen. Voor nadere uitleg over de livestream verwijzen wij naar deze TWITCH pagina.
Indien u passief wilt deelnemen aan de ALV of u heeft een volmacht ontvangen van een andere eigenaar, dan levert u de ingevulde volmacht in om in het bezit te komen van de toegangscode die toegang geeft tot de vergadering.


[5] Actieve deelname aan de vergadering door leden of gemachtigde
Wilt u actief deelnemen aan de vergadering, dan maakt u gebruik van Skype. U kunt tijdens de vergadering zowel mondeling als via de chatfunctie vragen stellen en uw stem uitbrengen. Voor nadere uitleg verwijzen wij naar deze SKYPE pagina.
Indien u actief deelneemt aan de ALV en u heeft een volmacht ontvangen van max. 2 andere eigenaars, dan levert u ook deze volmacht(en) in.


[6] Inleveren van de volmacht en insturen van vragen
Om deel te nemen aan deze elektronische vergadering heeft u een toegangscode nodig. U levert daartoe uw eigen volmacht en eventueel de volmacht(en) als gemachtigde -voor 20 maart- in bij het bestuur van de V.v.E. “Houtwal” – Houtwal 20 – 5509 KK Veldhoven. Na ontvangst van de volmacht krijgt u per e-mail een vergaderinstructie met een toegangscode. Heeft u vragen over een van de geagendeerde onderwerpen, dan kunt u deze vragen schriftelijk insturen voor 20 maart via e-mail aan contact@vvehoutwal.com


CONCEPT Agenda 24 maart 2021 14:00 uur

  1. Opening (Vz.)
  2. Het vaststellen van het aantal aanwezige stemmen en volmachten (Secr.)
  3. Mededelingen van het bestuur (Secr.)
    1. Beantwoording van schriftelijk gestelde vragen
    2. Mededeling over het Reglement Art. 12
    3. Mededeling over het vervangen van het CV-toestel
  4. Jaarrekening boekjaar 2020 VvE Rundgraafpark (CV)
  5. Meerjarig onderhoudsplan 2020-2050 VvE Rundgraafpark (CV)
  6. Begroting en VvE Bijdragen boekjaar 2022 VvE Rundgraafpark (CV)
  7. Jaarrekening boekjaar 2020 VvE Houtwal (Secr.)
  8. Meerjarig onderhoudsplan 2020-2050 VvE Houtwal (CV)
  9. Begroting en VvE Bijdragen boekjaar 2022 VvE Houtwal (Secr.)
  10. Benoeming Kascontrolecommissie 2022 (Vz.)
  11. Rondvraag (over niet geagendeerde onderwerpen) (Vz.)
  12. Sluiting (Vz.)
Vz.:   Voorzitter van de vergadering dhr. Jan Rijnbeek
Secr.: Secretaris/Penningmeester dhr. Jan Vaane
CV:    Compagnon Vastgoedbeheer dhr. Jeroen Voss / dhr. Dirk Kusters

Mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact op met het bestuur via telefoonnummer 06 48 84 21 51 of via e-mailadres: contact@vvehoutwal.com

Met vriendelijke groeten,
Bestuur V.v.E. “Houtwal”

Jan Vaane – Secretaris/Penningmeester