Bestuurstaken

Een omschrijving van de bestuurstaken van het bestuur van de V.v.E. Houtwal
  • (1 t/m 2) Een omschrijving van de formele positie van het bestuur en de verantwoordelijkheden van het bestuur t.o.v. de algemene leden vergadering (ALV);
  • (3 t/m 4) Een omschrijving van de doelstelling met betrekking tot de taken van het bestuur;
  • (5 t/m 11) Aan het einde van deze pagina is er een omschrijving van de taken die het bestuur dient uit te voeren.
  1. Formele positie.
    De positie van het bestuur van de V.v.E. Houtwal is gebaseerd op het burgerlijk wetboek, het algemene onderdeel besturen van verenigingen, het onderdeel Boek 5 titel 9 appartementsrechten, het modelreglement 1992, de splitsingsakte van de hoofdvereniging V.v.E. Rundgraafpark en die van de ondervereniging V.v.E. Houtwal, het huishoudelijk reglement V.v.E. Houtwal, de besluiten die zijn genomen in een ALV en tenslotte de beheerovereenkomst tussen de V.v.E. Houtwal en de beheerder.
  2. Bestuur van de V.v.E. Houtwal en de algemene ledenvergadering.
    Strikt formeel is de ALV het hoogste orgaan binnen de vereniging. De ALV neemt besluiten over onderhoud, stelt de begroting (Exploitatie en MJOB) en jaarrekening vast en geeft goedkeuring aan het gevoerde beleid. Het bestuur voert het vastgestelde beleid uit. Dat wil zeggen dat in een goede wisselwerking tussen de ALV en het bestuur alle voorkomende werkzaamheden worden uitgevoerd. De akte van splitsing, het huishoudelijk reglement en besluiten genomen in een ALV zijn daarbij een leidraad.
  3. Taken van het bestuur.
    De taken van het bestuur zijn in te delen in drie beheerstaken. Dat zijn bestuurlijk beheer, financieel beheer en technisch beheer. In belangrijke mate is de rol van de voorzitter om een totaal zicht te hebben over alle werkzaamheden en daar waar nodig is sturing te geven aan de uit te voeren taken. De secretaris en penningmeester (waarvan beide functies in een persoon verenigd kan zijn) voeren in belangrijke mate hun werkzaamheden zelfstandig uit.  De eindverantwoordelijkheid blijft bij het bestuur.
  4. Overzicht van taken.
    Alle taken zijn tot in detail benoemd in onderstaand overzicht. Deze taken verwijzen naar de betreffende artikelen in de akte van ondersplitsing. Het bestuur heeft tot taak om bij een bestuurstaak het initiatief te nemen op het moment dat dit nodig is. Daarbij houdt men rekening met dat er in veel gevallen samenwerking nodig is met de beheerder (zie beheerovereenkomst), de kascontrolecommissie en de voorzitter van de ALV.
    Aangezien onze vereniging voorziet in eigen bestuur is de voorzitter van het bestuur tevens voorzitter van de ALV.

    Bestuurstaken met een direct financieel belang van de eigenaars

    Legenda:
    [notatie tussen de blokhaken = artikel in de akte van ondersplitsing]
    [BB] Bestuurlijk beheer – [FB] Financieel beheer – [TB] Technisch beheer
    [OA] Overleg met ALV

  5. Kosten voor rekening van gezamenlijke eigenaars van:
    1. [3.1] [TB] Het onderhoud, gebruik of behoud van gemeenschappelijkheden.
    2. [3.1] [TB] Noodzakelijke herstelwerkzaamheden en vernieuwingen.
    3. [3.1] [BB] Schulden en kosten van de vereniging.
    4. [3.1] [BB] Het bedrag van een schadevergoeding door de vereniging verschuldigd.
    5. [3.1] [BB] Gerechtelijke en buitenrechtelijke kosten.
    6. [3.1] [BB] Premies van verzekeringen.
    7. [3.1] [BB] Publiekrechtelijke lasten.
    8. [3.1] [BB] Kosten van energie en waterverbruik.
    9. [3.1] [BB] Kosten in het belang van de gezamenlijke eigenaars.
    10. [3.1] [BB] Bijdrage verschuldigd aan de hoofdvereniging.
  6. Jaarlijkse exploitatierekening, begroting en te storten bijdragen
    1. [4.1] [FB] Het (doen) opstellen van de exploitatierekening, balans, begroting en MJOP/MJOB.
    2. [4.2] [FB] Het vaststellen van de definitieve bijdragen van de eigenaars over het boekjaar.
    3. [4.3] [FB] Het overbrengen van het exploitatieoverschot naar het reservefonds [OA].
    4. [4.4] [FB] Het aanzuiveren van het exploitatietekort (reservefonds of verrekenen eigenaars) [OA].
    5. [5.1] [FB] Het vaststellen van de begroting voor het kalenderjaar op voorstel van het bestuur [OA].
    6. [5.2] [FB] Het vaststellen van de voorschotbijdragen servicekosten op voorstel van het bestuur [OA].
    7. [6.1] [BB] Het matigen van verschuldigde rentevergoeding aan eigenaars.
  7. Verzekeringen
    1. [8.1] [BB] Het afsluiten van aanvullende verzekeringen.
    2. [8.3] [BB] Het vaststellen van het bedrag van verzekeringen.
    3. [8.3] [BB] Het afsluiten van verzekeringsovereenkomsten.
    4. [8.5] [BB] Het uitkeren van schadepenningen aan de eigenaar groter dan € 2500,00.
  8. Bij bewonen, in gebruik geven, ontzeggen, vervreemden en overtredingen
    1. [24.1] [BB] Het verstrekken van een gebruikersverklaring aan een gebruiker.
    2. [25] [BB] Het stellen van borgtocht aan een gebruiker.
    3. [26] [BB] Het instellen van rechtsmaatregelen tot verwijdering of ontruiming van een gebruiker zonder gebruikersverklaring.
    4.  [26a.1] [BB] Het verstrekken van een bewonersverklaring.
    5. [26a.5] [BB] Het toetsen van de woonbestemming “bewoning door ouderen”.
    6. [28] [BB] Het opstellen van overeenkomsten bij vervreemding van het appartementsrecht.
    7. [29] [BB] Het schriftelijk waarschuwen bij overtredingen en het opleggen van een boete.
  9. Statuten van de Vereniging
    1. [32.1] [FB] Het vormen van een reservefonds.
    2. [32.2] [FB] Het deponeren van de gelden van he reservefonds op een afzonderlijke bankrekening.
    3. [32.3] [FB] Het beschikken over gelden van het reservefonds.
    4. [32.4] [FB] Het besluiten tot belegging van geldmiddelen.
    5. [32.5] [FB] Het bewaren van de waardepapieren en de wijze waarop.
  10. Vergadering van eigenaars:  Bevoegdheden van de ALV
    1. [33.1] [BB] Het vaststellen van de vergaderlocatie.
    2. [33.2] [FB] Het op voorstel van het bestuur vaststellen van de exploitatierekening en begrotingen.
    3. [33.3] [BB] Het vaststellen van de vergaderfrequentie.
    4. [33.5] [BB] Het benoemen van een voorzitter dan de vergadering.
    5. [38.1] [BB] Het in beheer geven van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken aan het bestuur.
    6. [38.2] [TB] Het onderhouden van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken.
    7. [38.3] [TB] Het beslissen over de kleur van het binnen schilderwerk.
    8. [38.4] [TB] Het toekennen van vergoeding aan een eigenaar.
    9. [38.5] [TB] Het doen van uitgaven voor buiten het onderhoud vallende zaken.
    10. [38.7] [TB] Het bepalen van een extra bijdrage (betreffende uitgaven van buiten het onderhoud).
    11. [38.8] [TB] Het besluiten tot het vernieuwen van installaties niet zijnde onderhoud.
    12. [39.1] [BB] Het aangaan van meerjarige overeenkomsten.
    13. [44.1] [FB] Het benoemen van een kascontrolecommissie [OA].
  11. Bestuur van de vereniging: Bevoegdheden van het bestuur
    1. [38.2] [TB] Het beslissen over het onderhoud van gemeenschappelijke gedeelten en zaken.
    2. [41.1] [BB] Het ter benoeming voordragen van bestuursleden aan de ALV.
    3. [41.1] [BB] Het benoemen van voorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuur.
    4. [41.3] [FB] Het beheren van de middelen van de vereniging.
    5. [41.3] [FB] Het vaststellen van regelingen met betrekking tot het beheer van de middelen.
    6. [41.3] [BB] Het voeren c.q. uitbesteden van de administratie en boekhouding
    7. [41.4] [BB] Het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en aangaan van dadingen en geven van kwijtingen.
    8. [41.5] [TB] Het nemen van spoedeisende maatregelen (groter dan € 2500,00).
    9. [43.1] [FB] Het plaatsen van kasmiddelen bij een bank op rekening ten name van de vereniging.