Administratieve huishouding

Algemeen

Met deze korte beschrijving geven wij openheid van zaken over de wijze waarop wij onze eigen administratieve huishouding georganiseerd hebben.

Sinds 2005 verloopt correspondentie van de VvE Houtwal met behulp van het e-mailadres vvehoutwal@hotmail.com. 

Het Microsoft-account wordt beheerd door de secretaris van de vereniging. Het account is Nederlandstalig en in voorkomend geval overdraagbaar aan een opvolger.
Aanvankelijk werd dit adres gebruikt door de Bewonerscommissie VvE Houtwal en met ingang van de door eigen leden ingevulde bestuursfunctie per ALV 12-12-2013, werd dit e-mailadres formeel ingezet voor de secretariële activiteiten van de vereniging. 

Privacy en veiligheid
Behalve voor de secretaris is er geen andere autorisatie voor toegang tot dit Microsoft account. Aanmelden loopt via het 2FA protocol.

Dataopslag en back-up: er zijn 3 sets van de gegevens:
1 ex. als werkexemplaar,
1 ex. als lokale back-up op een externe schijf en
1 ex. als gesynchroniseerd werkexemplaar op een remote locatie OneDrive.
Deze decentrale opslagruimte is voldoende voor back-up en archivering van de afgelopen 7 boekjaren.

  • De locale back-up met Time Machine bewaart:
    • Lokale moment opnamen
    • Elk uur gemaakte reservekopieën van de afgelopen 24 uur
    • Dagelijkse reservekopieën van de afgelopen maand
    • Wekelijkse reservekopieën van alle afgelopen maanden

Website van de VvE Houtwal

Via internet is de informatie van de VvE Houtwal openbaar beschikbaar. De niet openbare informatie (o.a. Jaarstukken), die specifiek aan alle leden is verstrekt, is via het Webportaal VvE Houtwal alleen voor de leden toegankelijk.

De VvE Houtwal kent 2 websites: vvehoutwal.com voor de dagelijkse actuele gang van zaken (dagelijks website onderhoud) en een on-line Webportaal (vvehoutwal.nl) met archiefstukken (jaarlijks website onderhoud).
De toegang tot het Webportaal is voorbehouden aan de eigenaar(s), resp. de wettelijke vertegenwoordiger(s).

  • De volgende URL’s zijn in gebruik:
    vvehoutwal.com : dagelijkse actuele zaken
  • vvehoutwal.nl: deze domeinnaam verwijst naar het Webportaal met de archiefstukken.

Kosten van het Microsoft account, dataopslag en webhosting.
De kosten zijn opgenomen als bestuurskosten van de vereniging en staan jaarlijks op de begroting.


Praktische zaken

 Inrichting van de e-mail module en de wijze van afhandeling.

Postvak IN
Een inkomende e-mail in Postvak IN wordt toegekend aan een bestaande of nieuwe map in de ACTIEPUNTEN LOPEND.
Ongewenst e-mail: regelmatig opschonen en automatische verwijdering na 30 dagen van niet langer relevante berichten.
Concepten: Niet verzonden e-mail
Verzonden items: na verzenden worden de verzonden e-mails toegekend aan de map ACTIEPUNT LOPEND. Op deze wijze is het inkomend en uitgaand verkeer per onderwerp gearchiveerd.
Verwijderde items: maandelijks opschonen.
ARCHIEF: deze map bevat e-mails van de laatste 7 boekjaren plus het lopende kalenderjaar van afgehandelde onderwerpen.
Notities: notities
ACTIEPUNT LOPEND: met de afhandeling wordt aan alle e-mailberichten van het actiepunt een categorie toegekend.
EIGENAREN: deze map bevat 40 submappen (huisnummers) met correspondentie van/naar de eigenaar.

Algemene informatie over het werken met Outlook.com is hier te vinden.

De inrichting van de Dataopslag
Alle bestaande correspondentie en documenten van de VvE Houtwal zijn opgeslagen in een aantal werkmappen met deze indeling: